Van handmatig Excel-werk naar volledig geautomatiseerde Amazon–SAP integratie

Case

Meer weten? Neem contact op!

Bedrijf: AFA Dispensing | Wereldwijde speler in de verpakkings- en vloeistofverwerkingsoplossingen met een groeiend verkoopvolume via Amazon| Eindhoven

Project: van handmatig Excel-werk naar volledig geautomatiseerde Amazon–SAP integratie

Duur was van het project +/- 6-8 weken.

Consultants: Laura Cornet & Sieb Nellen

Uitdaging

AFA Dispensing verkoopt haar producten via Amazon en ontvangt elke twee weken rapportages in Excel/CSV-formaat. Deze rapporten bevatten verkoopdata (producten, aantallen, prijzen) én kosten (zoals marketing), uitgesplitst per regio: VS, Mexico, Canada, Europa en het VK. Het verwerken van deze data was volledig handmatig:

Excel-bestanden werden gedownload en opgeslagen in SharePoint
Draaitabellen en berekeningen werden handmatig gemaakt
Resultaten moesten handmatig worden ingevoerd in SAP S/4HANA

Dit leidde tot meerdere uitdagingen:

Uren aan repetitief en foutgevoelig werk elke twee weken
Data verspreid over verschillende bestanden, mappen en jaren
Slechts één medewerker die dit proces uitvoerde en dus moeilijk overdraagbaar werk binnen het Finance-team; niemand wilde dit werk overpakken.

Oplossing

Om dit proces te stroomlijnen, is een volledig geautomatiseerde datastroom opgezet tussen Amazon en SAP.

1. Automatische dataverzameling via API’s, in plaats van Excel-bestanden te downloaden:

Wordt data direct uit Amazon opgehaald via API’s
Wordt alle data centraal opgeslagen in een SQL-database
Is informatie direct beschikbaar, ongeacht regio, maand of jaar

2. Directe verwerking richting SAP

Alle benodigde berekeningen gebeuren automatisch
Via de SAP API wordt de data direct geboekt in SAP S/4HANA
Handmatige invoer is volledig geëlimineerd

3. Human-in-the-loop controle met AI

Voor extra betrouwbaarheid is een slimme controlelaag toegevoegd:
Een AI-agent monitort het volledige proces
Bij mogelijke afwijkingen wordt automatisch een melding gestuurd via Microsoft Teams
De AI doet direct een voorstel voor een oplossing
Een medewerker kan dit voorstel eenvoudig goedkeuren of afwijzen

4. Inzicht met Power BI

Alle data wordt centraal opgeslagen en ontsloten
Via Power BI dashboards heeft het team real-time inzicht in prestaties en kosten

95% minder handmatige handelingen: de Finance-afdeling richt zich nu uitsluitend op uitzonderingen, terwijl routineboekingen volledig geautomatiseerd verlopen, met volledige traceerbaarheid per order. Niet te vergeten dat de finance medewerker meer tijd heeft voor leuker werk!

Resultaat

Foutloze boekingen: de AI-agent onderschept incorrecte boekingen voordat ze naar SAP gaan.

Volledige traceerbaarheid: van Amazon-order tot SAP-factuur: iedere boeking is herleidbaar in een Power BI-rapportage.

Snellere maandafsluiting: door de continue stroom van gevalideerde data verloopt de maandafsluiting sneller.

Toekomstbestendig: de architectuur is bestendig om nieuwe bronnen zoals webshops en andere marktplaatsen aan te sluiten

Over dit project

"Zelfs binnen miljoenen bedrijven wordt data voor kernprocessen nog steeds bewaard in losse Excel bestanden en wordt er veel handwerk gedaan om iets in het ERP te registreren. Bij AFA hebben we laten zien dat de stap naar automatisering niet alleen tijd bespaart, maar ook de foutgevoeligheid wegneemt die bij dit soort handmatige processen onvermijdelijk zijn."

Laura Cornet

"Wat me vooral is opgevallen, is hoe verbeteringen zoals deze echt impact kunnen hebben op een organisatie. Medewerkers die veel handmatig doen, zijn merkbaar opgelucht en blij met de ondersteuning. Ze denken actief mee en helpen je graag op weg. Wanneer je vervolgens zelf ziet hoeveel tijd ermee wordt bespaard, besef je pas echt het verschil dat je maakt"

Sieb Nellen

Vormgegeven pijlen met digitale beelden van data, AI en cybersecurity, gecombineerd met een glimlachende man in een rood shirt – visuele representatie van technologie en menselijke expertise binnen X-celerate IT.

Klaar om jouw IT-organisatie in beweging te brengen?

Geen lange trajecten, geen vage beloftes. Gewoon even sparren over waar je nu staat, en wat er nodig is om verder te komen. Plan een vrijblijvende kennismaking!

Laten we een keer sparren!