Van reactieve IT naar een toekomstbestendige basis

Bedrijf: Wealer, een mobiliteitsbedrijf in Limburg met ruim 400 medewerkers en diverse ondernemingen, waaronder autoverkoop, verhuur, fietsenverhuur, lease en schadeherstel.

Project: Het volledige IT-landschap in kaart brengen en meer structuur, kennisborging en samenwerking aanbrengen binnen een gegroeide IT-afdeling.

Consultant: Jarno Meertens

De uitdaging

Wealer is een mobiliteitsbedrijf in Limburg met ruim 400 medewerkers en diverse ondernemingen, van autoverkoop en verhuur tot lease en schadeherstel. Door een sterke groei in de afgelopen tien jaar breidden het dienstenaanbod en het applicatielandschap fors uit, maar groeide de IT-afdeling niet evenredig mee.

Dat leverde meerdere knelpunten op:

• Een afdeling die vooral bezig was met het oplossen van dagelijkse problemen
• Versnipperde kennis en processen die impliciet vastlagen
• Nauwelijks ruimte voor verbetering, met een duidelijke behoefte aan meer grip, overzicht en structuur

De oplossing

Jarno werkte actief mee in de dagelijkse IT-werkzaamheden om de organisatie en haar processen echt te leren kennen. Op basis van die inzichten versterkte hij de IT-basis langs verschillende lijnen:

1. IT-landschap in kaart gebracht. Met het TOGAF-framework en ArchiMate werkte hij het volledige IT-landschap uit in een applicatie- en infrastructuurarchitectuur.
2. Kennis geborgd. Verspreide kennis werd vastgelegd en gedocumenteerd, zodat het minder afhankelijk werd van individuen.
3. Processen vastgelegd. Impliciete processen werden expliciet gemaakt en waar mogelijk verbeterd.
4. Structuur aangebracht. Onder meer met dagelijkse stand-ups die de samenwerking binnen het team versterkten.

Juist die combinatie van meewerken in de operatie én bouwen aan verbetering zorgde voor rust en overzicht, terwijl de dagelijkse continuïteit gewaarborgd bleef.

Het resultaat

Het project leverde een volledig gedocumenteerd IT-landschap op, met een stevige basis om verder op te bouwen.

• Volledig inzicht: helder welke applicaties in gebruik waren, hoe deze samenhingen en van welke infrastructuur ze afhankelijk waren.
• Gerichter verbeteren: met dit overzicht kon Wealer toekomstige verbeterinitiatieven gerichter oppakken.
• Concrete procesverbeteringen: knelpunten werden gesignaleerd en vertaald naar verbeteringen in de dagelijkse werkwijze.
• Sterkere samenwerking: de dagelijkse stand-ups brachten meer structuur en betrokkenheid binnen het team.

Waar de afdeling voorheen vooral reactief was, ontstond er weer ruimte om structureel te bouwen aan een toekomstbestendige IT-organisatie.

Over dit project

"De waarde zat in de gesprekken. Door bij collega's uit alle lagen van de organisatie door te vragen, kon ik de vaak impliciete processen vertalen naar een helder beeld van het IT-landschap, en van daaruit gericht werken aan verbetering."