Van on-premise netwerkschijven en onoverzichtelijke communicatie naar een moderne Microsoft 365 samenwerking

Bedrijf: Wealer, een mobiliteitsbedrijf in Limburg met ruim 400 medewerkers en diverse ondernemingen, waaronder autoverkoop, verhuur, fietsenverhuur, lease en schadeherstel.

Project: Migratie van de bestaande netwerkschijven naar Microsoft SharePoint en Microsoft Teams. Doorlooptijd ongeveer 3 maanden.

De uitdaging

Wealer werkte met traditionele netwerkschijven waarin documenten verspreid staan over verschillende mappen en afdelingen, wat zorgde voor conflicten in bestanden, verwarringen, slechte bereikbaarheid van de bestanden en onduidelijke communicatie richting collega’s, maar ook richting de klant. De organisatie wilde daarom graag overstappen naar Microsoft 365 om samenwerking eenvoudiger, veiliger en toekomstbestendig te maken.

Een dergelijke migratie raakt vrijwel iedere medewerker binnen de organisatie. Daarom was niet alleen een technische migratie nodig, maar vooral een zorgvuldig adoptie- en verandertraject. De belangrijkste uitdagingen waren:

• Veel verschillende afdelingen met ieder hun eigen grootte, wensen en werkwijzen;
• Een logische en toekomstbestendige structuur voor Teams en SharePoint ontwerpen;
• Zorgen dat medewerkers de nieuwe werkwijze snel kunnen accepteren en begrijpen;
• Een rechtenstructuur opzetten die zowel veilig als eenvoudig te beheren is;
• De continuïteit van de dagelijkse werkzaamheden waarborgen tijdens de migratie.

De oplossing

Samen met alle afdelingen, van HR tot Sales en van Facilitair tot alle andere bv’s onder de Wealer-paraplu, is een gefaseerd migratie- en adoptietraject opgezet.

1. Inventarisatie met key users

Voor iedere afdeling zijn één of meer key users aangewezen die verantwoordelijk waren voor de inhoud en werkwijze van zijn of haar team.

Tijdens de sessies, met in totaal 14 key users, is:

• De bestaande situatie geïnventariseerd;
• De gewenste Teams- en SharePointstructuur bepaald;
• De rechtenstructuur uitgewerkt;
• De migratie per afdeling voorbereid.

Hierdoor ontstond draagvlak binnen de organisatie en konden key users, in samenspraak met hun directe collega’s, actief meedenken over de nieuwe inrichting.

2. Inrichting van Microsoft Teams en SharePoint

Voor iedere afdeling zijn Microsoft Teams en bijbehorende SharePoint-sites ingericht volgens de huisstijl van Wealer.

Hierbij is onder andere gezorgd voor:

• Een uniforme structuur voor alle afdelingen;
• Consistente documentbibliotheken;
• Een duidelijke navigatie;
• Een veilige en beheersbare rechtenstructuur.

Zo ontstond één herkenbare digitale werkomgeving voor de gehele organisatie.

3. Testmigratie en kwaliteitscontrole

Voordat de volledige migratie plaatsvond, is eerst de IT-afdeling gemigreerd als pilot.

Samen met de key users zijn uitgebreide tests uitgevoerd om onder andere te controleren of:

• Alle bestanden correct werden overgezet;
• Rechten goed waren ingericht;
• De nieuwe structuur aansloot bij de praktijk;
• Koppelingen met de verschillende systemen bleven werken.

Op basis van deze pilot zijn de laatste optimalisaties doorgevoerd voordat de rest van de afdelingen werden gemigreerd.

4. Adoptie en begeleiding

Om medewerkers optimaal voor te bereiden op de nieuwe werkwijze is veel aandacht besteed aan communicatie en adoptie. Hiervoor zijn een aantal zaken ontwikkeld:

• Handleidingen voor key users die als eerstelijns ondersteuning dienen voor hun afdeling;
• Gebruikershandleidingen voor alle medewerkers;
• Instructievideo's waarin veelgestelde vragen worden beantwoord;
• Een informatiesessie voor key users als officiële aftrap van de migratie.

Daarnaast is het volledige project gepresenteerd aan het managementteam, zodat er ook vanuit de organisatie voldoende draagvlak en ondersteuning aanwezig is.

Resultaat

Hoewel Phil de daadwerkelijke migratie voor twee afdelingen inmiddels heeft uitgevoerd, heeft Wealer ervoor gekozen om de migratie van de overige afdelingen op een later moment voort te zetten. De organisatie en technische omgeving zijn hiervoor volledig voorbereid, waardoor de resterende afdelingen gecontroleerd en volgens dezelfde werkwijze naar Microsoft 365 kunnen worden gemigreerd.

De organisatie beschikt nu over:

• Een toekomstbestendige Microsoft Teams- en SharePointstructuur die aansluit op de verschillende afdelingen;
• Een uniforme inrichting van Teams en SharePoint-sites volgens de huisstijl van Wealer;
• Een zorgvuldig uitgewerkte rechtenstructuur die veiligheid en beheersbaarheid combineert;
• Een netwerk van in totaal 37 key users die betrokken zijn geweest bij de inrichting en als aanspreekpunt fungeren binnen hun afdeling;
• Geteste migratieprocedures, gevalideerd met een pilot binnen de IT-afdeling en nogmaals bevestigd met de migratie van de HR-afdeling;
• Handleidingen, instructievideo's en informatiesessies waarmee medewerkers goed voorbereid zijn op de nieuwe werkwijze;
• Draagvlak binnen zowel de organisatie als het management door intensieve betrokkenheid tijdens het volledige voorbereidingstraject.

Door de combinatie van technische voorbereiding, governance en gebruikersadoptie ligt er een solide basis voor een gecontroleerde en succesvolle migratie naar Microsoft 365.