Bedrijf: AFA Dispensing. Wereldwijde speler in verpakkings- en vloeistofverwerkingsoplossingen met een groeiend verkoopvolume via Amazon. Gevestigd in Eindhoven.

Project: van handmatig Excel-werk naar een volledig geautomatiseerde Amazon–SAP integratie. Doorlooptijd ongeveer 6 tot 8 weken.

Consultants: Laura Cornet en Sieb Nellen.

De uitdaging

AFA Dispensing verkoopt haar producten via Amazon en ontvangt elke twee weken rapportages in Excel/CSV-formaat. Deze rapporten bevatten verkoopdata (producten, aantallen, prijzen) én kosten zoals marketing, uitgesplitst per regio: VS, Mexico, Canada, Europa en het VK. Het verwerken van deze data was volledig handmatig:

Excel-bestanden werden gedownload en opgeslagen in SharePoint
Draaitabellen en berekeningen werden handmatig gemaakt
Resultaten moesten handmatig worden ingevoerd in SAP S/4HANA

Dit leidde tot meerdere uitdagingen:

Uren aan repetitief en foutgevoelig werk, elke twee weken
Data verspreid over verschillende bestanden, mappen en jaren
Slechts één medewerker die dit proces uitvoerde; moeilijk overdraagbaar werk binnen het Finance-team

De oplossing

Om dit proces te stroomlijnen is een volledig geautomatiseerde datastroom opgezet tussen Amazon en SAP.

1. Automatische dataverzameling via API's

In plaats van Excel-bestanden te downloaden:

Wordt data direct uit Amazon opgehaald via API's
Wordt alle data centraal opgeslagen in een SQL-database
Is informatie direct beschikbaar, ongeacht regio, maand of jaar

2. Directe verwerking richting SAP

Alle benodigde berekeningen gebeuren automatisch
Via de SAP API wordt de data direct geboekt in SAP S/4HANA
Handmatige invoer is volledig geëlimineerd

3. Human-in-the-loop controle met AI

Voor extra betrouwbaarheid is een slimme controlelaag toegevoegd:

Een AI-agent monitort het volledige proces
Bij mogelijke afwijkingen wordt automatisch een melding gestuurd via Microsoft Teams
De AI doet direct een voorstel voor een oplossing
Een medewerker kan dit voorstel eenvoudig goedkeuren of afwijzen

4. Inzicht met Power BI

Alle data wordt centraal opgeslagen en ontsloten
Via Power BI-dashboards heeft het team real-time inzicht in prestaties en kosten

95% minder handmatige handelingen: de Finance-afdeling richt zich nu uitsluitend op uitzonderingen, terwijl routineboekingen volledig geautomatiseerd verlopen, met volledige traceerbaarheid per order. En de finance-medewerker heeft meer tijd voor leuker werk.

Resultaat

Foutloze boekingen: de AI-agent onderschept incorrecte boekingen voordat ze naar SAP gaan.
Volledige traceerbaarheid: van Amazon-order tot SAP-factuur, iedere boeking is herleidbaar in een Power BI-rapportage.
Snellere maandafsluiting: door de continue stroom van gevalideerde data verloopt de maandafsluiting sneller.
Toekomstbestendig: de architectuur is klaar om nieuwe bronnen zoals webshops en andere marktplaatsen aan te sluiten.

Over dit project

"Zelfs binnen miljoenenbedrijven wordt data voor kernprocessen nog steeds bewaard in losse Excel-bestanden en wordt er veel handwerk gedaan om iets in het ERP te registreren. Bij AFA hebben we laten zien dat de stap naar automatisering niet alleen tijd bespaart, maar ook de foutgevoeligheid wegneemt die bij dit soort handmatige processen onvermijdelijk is." — Laura Cornet

"Wat me vooral is opgevallen, is hoe verbeteringen zoals deze echt impact kunnen hebben op een organisatie. Medewerkers die veel handmatig doen, zijn merkbaar opgelucht en blij met de ondersteuning. Wanneer je vervolgens ziet hoeveel tijd er wordt bespaard, besef je pas echt het verschil dat je maakt." — Sieb Nellen

Van handmatig Excel-werk naar volledig geautomatiseerde Amazon–SAP integratie